Kafeteryjny system wynagrodzeń a kawa w pracy. Co mają ze sobą wspólnego?
Mówi się, że kawa to paliwo pracowników biurowych i coraz częściej pracodawcy zapewniają im nieograniczony dostęp do tego pobudzającego napoju. Jednak kafeteryjny system wynagrodzeń to nie automat z kawą i herbatą, a rozbudowany mechanizm wynagradzania pracowników, który umiejętnie stosowany przez pracodawcę może doskonale wspierać jego działania i realizację celów firmy.
Kafeteryjny system wynagrodzeń
W tym modelu rozliczeń z pracownikami tylko jedna część ich wynagrodzenia jest stała i przekazywana w formie pieniężnej na rachunek bankowy. Natomiast pozostałe składowe zależą np. od kondycji finansowej firmy lub wyników pracy samego zatrudnionego. Ogromną zaletą tego rozwiązania jest możliwość indywidualizacji wynagrodzenia i dopasowania ich do realnych potrzeb konkretnej osoby. W wielu przypadkach to sam pracownik decyduje o formie, w jakiej otrzyma pozostałą należną mu część honorarium.
Zależnie od polityki przedsiębiorstwa w ramach kafeteryjnego systemu wynagrodzeń pracownicy mogą wybierać spośród różnorodnych propozycji: karty przedpłacone lub paliwowe (których działanie ograniczone jest do konkretnych sieci stacji paliw), elastyczny czas pracy i dodatkowe dni urlopu, finansowanie ubezpieczenia, funduszu emerytalnego lub funduszy inwestycyjnych, prywatna opieka medyczna i stomatologiczna, pożyczki na cele mieszkaniowe, budżet szkoleniowy, doradztwo finansowe lub prawne itp. Opcji oferowanych współcześnie przez pracodawców jest mnóstwo. Dlatego coraz więcej firm decyduje się na korzystanie z gotowych rozwiązań systemowych, które ułatwiają zarządzanie takim modelem wynagradzania.
Gotowy system kafeteryjny
Czas to pieniądz, dlatego firmy stawiają na optymalizację pracy, by zaoszczędzić go jak najwięcej. Każdy etat do przecież dodatkowy, ogromny koszt. Ręczną pracę ciężko skalować, bo ewentualny rozwój firmy o kolejnych pracowników generuje natychmiastową konieczność zatrudnienia następnych osób, które będą rozliczać pracę i wynagrodzenia tych pierwszych. Pracowników i pracy przybywa, a błędne koło i ciągły wzrost kosztów operacyjnych nie chcą się zatrzymać…
Przy obecnym rozwoju technologii lepiej zautomatyzować niektóre procesy i skorzystać z gotowych narzędzi, które ułatwią nam pracę, zamiast mnożyć niepotrzebnie stanowiska. Jednym z takich rozwiązań jest właśnie kafeteryjny system wynagrodzeń, który pozwala nam w prosty sposób przydzielać pracownikom właściwe elementy wynagrodzenia inne, niż sama pensja, którą dostają na konto. Czyli właśnie benefity. I niezależnie od tego, na jaki model wynagradzania się zdecydujemy, czy będziemy chcieli włączyć w to stałe czy zmienne elementy, a także czy będziemy chcieli traktować pracowników masowo czy indywidualnie… system kafeteryjny pozwoli na wygodne zarządzanie wynagrodzeniami w każdym z tych wariantów.
Kafeteryjny system świadczeń socjalnych
Takie rozwiązania jak platformy kafeteryjne, najczęściej wykorzystywane są przez firmy do zarządzania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych. Ze względu na konieczność dopasowania oferty świadczeń do wymogów właściwej ustawy i ścisłą kontrolę rozliczeń środków przyznanych pracownikom, wielu pracodawców decyduje się na automatyzację tego procesu. Kafeterie świetnie się do tego nadają z kilku względów:
Właściwy podział środków socjalnych
Zgodnie z założeniami wartość środków przyznawanych z ZFŚS powinna być odwrotnie proporcjonalna od wysokości wynagrodzenia i od niego zależeć. Dlatego w kafeteriach często stosuje się tzw. „grupy dochodowości” – pracownik deklaruje w kafeterii wysokość wynagrodzenia na jednego członka swojej rodziny w minionym roku. Na tej podstawie zostanie przypisany do grupy pracowników o zbliżonych dochodach, która ma otrzymywać określoną regulaminem wartość świadczeń. Przekazanie punktów od pracodawcy odbywa się więc per grupa – najlepiej zarabiający dostają najmniej punktów, a pracownicy o najniższych dochodach najwięcej. Tych poziomów wynagrodzenia może być wiele, zazwyczaj stosuje się 3 lub 4. Pracownik którego sytuacja życiowa uległa zmianie może wybrać nową grupę dochodowości – bez pośrednictwa działu HR zmieni się wysokość jego zasileń w kafeterii.
Z góry określony zakres świadczeń
Środki przekazywane do ZFŚS mogą być całkowicie zwolnione ze składek na ZUS i US. Żeby tak się stało firma musi ściśle przestrzegać zapisów ustawy, również w zakresie celu wydatkowania środków. Pod tym względem kafeteria także sprzyja pracodawcom, bo choć oferta dostępnych benefitów jest bardzo szeroka, to swobodnie sterować możemy źródłem płatności, które finalnie będzie miał do dyspozycji pracownik. Jeśli nie mamy wątpliwości co do biletów do teatru, na koncerty czy do kina, te benefity pracownicy mogą opłacać punktami z ZFŚS. Oraz kartą lub przelewem z prywatnych środków, gdyby punkty się skończyły.
Grupą świadczeń, której zwolnienia ze składek na ZUS nie dotyczą i nie powinny być finansowane z ZFŚS jest gastronomia. Dla tej kategorii benefitów wyłączamy więc opcję płatności punktami z ZFSŚ, ale pracownicy nadal je widzą i moją sfinansować je prywatnie. Możemy też przekazać im dodatkowe środki, nie pochodzące z funduszu i określić, że mogą być wydawane wyłącznie na gastronomię. Takie zasilenia do kwoty 190 zł miesięcznie będą dodatkowo zwolnione z podatku dochodowego.
Dopasowanie oferty i sprawiedliwy dostęp
Jednym z kluczowych założeń dotyczących programu benefitów w firmie powinien być równy dostęp do oferty świadczeń. I nie ma problemu, gdy wszyscy nasi pracownicy pracują przy komputerach, w siedzibie firmy, pod jednym adresem… Komplikacje zaczynają się, gdy pracownicy rozsiani są po całej Polsce, gdy część pracy wykonują zdalnie lub w trasie, albo w codziennej pracy nie korzystają z komputera. Oferta benefitów powinna być tak skonstruowana, by każdy z nich znalazł coś ciekawego dla siebie – bez względu na wiek, status czy sytuację rodzinną. Nie możemy więc ograniczać naszych propozycji tylko do benefitów sportowych albo tylko ofert turystycznych. Powinniśmy uwzględnić różnorodne potrzeby i możliwości naszych pracowników.
Ważna jest także lokalizacja – to świetnie jeśli proponujemy pracownikom bardzo lubiane bilety do kina! Warto jednak upewnić się, czy każdy będzie mógł z takiego biletu skorzystać. Całodniowa wyprawa do miasta oddalonego o 80 km, gdzie jest najbliższe kino, może być zbyt dużym obciążeniem i skutecznie zniechęci do otrzymanego benefitu. I pracodawcy. Dlatego przy projektowaniu czy wybieraniu systemu kafeteryjnego należy wziąć pod uwagę tę różnorodność i ująć w nim takie oferty, które usatysfakcjonują wszystkich – zakupy w sklepie internetowym można zrobić będąc wszędzie. Krótki wypad nad jezioro albo urlop nad morzem także planować możemy mieszkając gdziekolwiek. Punkty od pracodawcy nie przepadną, a domowy budżet udźwignie jeszcze więcej rodzinnych atrakcji.
Kafeteryjny system nagród i premii
Platformy takie jak MyBenefit chętnie wykorzystywane są przez firmy do zarządzania świadczeniami pozapłacowymi, głównie tymi finansowanymi z ZFŚS. Świetnie jednak sprawdzają jako wsparcie podstawowego systemu wynagrodzeń w organizacji. Jak i po co? Za ciężką pracę i zasługi pracownicy najchętniej otrzymywaliby po prostu gotówkę. Jednak w sytuacji, gdy samo wynagrodzenie pracownika pozwala mu na zaspokojenie jego podstawowych potrzeb, nie jest to dobra droga. Pracodawcy mają świadomość, że premie gotówkowe działają jak narkotyk – każda kolejna powinna być większa, żeby odnieść zakładany skutek. Ponieważ jednak nie mogą sobie pozwolić na nieustanne podnoszenie wysokości nagrody, szukają alternatywnych sposobów na jej przekazywanie.
Kafeteria to idealne rozwiązanie, które daje pracodawcy gwarancję, że za otrzymane środki pracownik nie kupi np. alkoholu tylko raczej przeżycia lub coś, co pozostawi wspomnienia na dłużej. Pracownik z kolei mimo, że nie ma w ręce gotówki, nadal może decydować o tym jak wykorzysta swoją premię. I skorzystać z niecodziennych i ciekawych propozycji, jakie znajdzie w swojej kafeterii.
A Ty, jak wykorzystujesz kafeteryjny system wynagrodzeń w swojej organizacji?
Jeśli jeszcze nie wiesz, czy Kafeteria MyBenefit pasuje do Twojej firmy, skontaktuj się z nami!
