Czy ZFŚS to już tylko zbędny relikt czasów PRL?

Historia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych

Fundusz Socjalny działa w polskich zakładach już od wielu lat. W czasach głębokiej komuny, kiedy dostęp dosłownie do wszystkiego był mocno ograniczony, większe znaczenie miały świadczenia pozapłacowe niż realne wynagrodzenie. W ramach tzw. socjalnego przyznawane były kartki na żywność, zapomogi dla rodzin wielodzietnych, a nawet mieszkania – do wynajęcia na preferencyjnych warunkach. Nieco później, gdy Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych przybrał kształt bardziej zbliżony do współczesnego, pracownicy dostawali paczki na święta, bony towarowe, a czasem wyjątkowe artykuły mające zapewnić komfort w miejscu pracy – ręczniki, mydło, kawę (rarytas!) czy herbatę. Najważniejsza była zasada „każdemu po równo” – świadczenia pomagały w utrzymywaniu równego statusu wszystkich pracowników.

Kiedy sytuacja polityczna się zmieniła, pracodawcy musieli zacząć oswajać się z myślą o wymaganiach pracowników na miarę kapitalistycznego świata. Kawa, rajstopy i czekoladki nie były już dobrem luksusowym, dlatego straciły na znaczeniu jako benefit oferowany przez pracodawcę. Coraz bardziej popularne stawały się bony na zakupy – przyznawane np. w ramach dofinansowania zakupów żywności przed świętami. W niektórych zakładach pracy z Funduszu Socjalnego można było opłacić także wczasy dla całej rodziny lub kolonie dla dzieci. Sposób dysponowania środków z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych – przydział na pracownika, ale także cel wydatkowania – zawsze musiał być konsultowany z właściwą komisją socjalną lub inną reprezentacją załogi i pozostawać w zgodzie z ustawą o ZFŚS.

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych obecnie

Obowiązkiem tworzenia ZFŚŚ objęte są dziś wszystkie firmy zatrudniające powyżej 50 pracowników w przeliczeniu na etaty. Pracodawcy zatrudniający mniej osób mogą stworzyć fundusz socjalny na zasadzie dobrowolności. Wielu przedsiębiorców wciąż uważa, że ZFŚS to przestarzały twór, który przysparza obowiązków kadrom czy księgowości, ale nie wnosi wiele do organizacji.

Mimo ustawy, która reguluje wiele kwestii dotyczących ZFŚS, nie ma jednego sposobu na zarządzanie tymi środkami i pracodawcy decydują się na różne rozwiązania. Niektórzy nadal wręczają bony, które można wykorzystać na zakupy lub podróże. Inni decydują się ograniczyć możliwość wydawania środków tylko do propozycji z zakresu kultury, sportu i rekreacji – tak, by pracownik mógł zrelaksować się po pracy i zrobić coś dla siebie lub dla swojej rodziny. Często jednak ma to kłopotliwą i wymagająca zaangażowania formułę, np. pieniądze zwracane są na podstawie przedstawionych przez pracownika rachunków.

Jak zarządzać ZFŚS, by odpowiadać na potrzeby Pracowników?

Sposobów na wykorzystanie środków z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych jest wiele. Często jednak pracownicy nie są zadowoleni z dostępnych w firmie możliwości. Niektórzy z nich chcieliby otrzymać bony na zakupy, inni wolą rozliczyć je po zakupieniu biletu do kina czy teatru. Kolejni preferują aktywny styl życia i zależy im na ofertach sportowych albo atrakcjach dla całej rodziny. Wygodni chcieliby sami decydować o przysługujących im środkach i mieć wszystkie opcje w zasięgu ręki.

Kafeteria MyBenefit – proste zarządzanie ZFŚS

Rozwiązaniem jest Kafeteria MyBenefit – internetowa platforma, w ramach której to pracownik wybiera idealne dla siebie benefity. Pracodawca może je finansować, w całości lub częściowo, z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, przekazując odpowiednią pulę punktów na indywidualne konta pracowników. Do wyboru w Kafeterii są tysiące benefitów, z zakresu kultury, sportu, rekreacji i turystyki – dostępnych od ręki i możliwych do realizacji w całej Polsce, a w przypadku podróży także za granicą.

Korzystanie z Kafeterii ułatwia obsługę ZFŚS również z punktu widzenia pracodawcy – pracownik sam decyduje o swoich benefitach, niepotrzebne są papierowe wnioski o dofinansowania i znika potrzeba rozliczania każdego zrealizowanego świadczenia. Jeśli firma proponuje pracownikom świadczenia „abonamentowe” (odnawiane co miesiąc, jak opieka medyczna czy ubezpieczenie na życie) również może obsłużyć je za pośrednictwem Kafeterii. Od strony administracyjnej to ogromne ułatwienie dla zespołu HR i uproszczenie zarządzania Funduszem.

Świadczenia socjalne atrybutem w rękach pracodawcy

Dziś niemal każdy pracodawca oferuje jakieś benefity, a umowa o pracę i wysokość wynagrodzenia przestały odgrywać kluczową rolę w negocjacjach z potencjalnym pracownikiem. Dlatego dobre prowadzenie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych może być ważnym argumentem w pozyskiwaniu specjalistów i managerów z rynku. Przemyślany program benefitów pozwoli też na budowanie zaangażowania i relacji z obecnymi pracownikami oraz wzmacnianie komunikacji dotyczącej wartości wyznawanych przez pracodawcę.